Quel rôle peut jouer le logisticien dans une organisation dont le cœur de métier n’est pas la logistique ?

Garantir quotidiennement le bon fonctionnement d’une organisation c’est aussi assurer : la réservation et l’occupation rationnelle des salles de réunion, l’entretien des équipements de toutes sortes (chauffage, câblage électrique, climatisation, fontaine à eau, ascenseur, …etc.), la réservation pertinente des véhicules de service ou de fonction pour les divers déplacements du personnel, la sécurité des biens, des personnes et des données à travers l’utilisation des services de sociétés spécialisées, le bien-être en entreprise (ergonomie, conciergerie, crèches d’entreprise, etc…), le développement des impératifs de développement durable (qualité de l’air et de l’eau, insertion des personnes souffrant d’un handicap, etc…), l’efficacité des équipes et l’attractivité de l’entreprise (aménagement des espaces individuels et collectifs, aménagement des espaces verts, la mise en place de nouveaux matériels et technologies, etc…), la restauration interne, la gestion des déchets, la gestion des clefs et du contrôle d’accès, la gestion des locaux et éventuellement des logements, l’organisation et la supervision de l’accueil des visiteurs, les déménagements, la gestion du parc de véhicules, du matériel et des équipements techniques, le pilotage des prestations de sous-traitance et la gestion des contrats y relatifs, la gestion du parc informatique, la gestion du courrier, l’entretien des locaux, …etc.

L’ensemble de ces missions qui participent à l’efficacité d’une organisation est appelé Moyens Généraux ou Services généraux.

Les organisations prennent de plus en plus conscience de l’atout que représente le métier de Gestionnaire des Moyens Généraux (GMG), parfois sous exploité.

La Gestion des Moyens Généraux ou Facility Management est devenue une affaire de spécialistes au savoir-faire indispensable.

Dans cet article, nous allons voir quel peut être le rôle d’un logisticien dans une organisation dont le cœur de métier n’est pas la logistique (une banque, un hôpital, un hôtel, un restaurant, une association, une école, une administration publique, …etc.).


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I – L’émergence des services généraux

Les services généraux ont considérablement évolué depuis les années 1980. La quasi-totalité des services proposés étaient réalisés en interne.

Le terme « externaliser » apparaît dans le dictionnaire en 1989. C’est dans les années 1990 que certaines grandes entreprises commencent à employer des prestataires pour assurer des services tels que le nettoyage ou encore la restauration. En revanche, en ce qui concerne la maintenance technique des bâtiments, ou encore la gestion du courrier, les entreprises se montrent à cette époque, relativement réticentes à l’idée de ne pas les réaliser elles-mêmes.

Dans les années 1990, des sociétés multi-services se développent et proposent aux entreprises d’assurer la quasi-totalité de leurs prestations afin de leur permettre de se concentrer sur leur « cœur de métier« .

On peut considérer aujourd’hui que c’est le modèle de sous-traitance qui prédomine, les entreprises clientes ayant pour rôle de piloter et de contrôler ces prestations.

 

II – La définition des moyens généraux

Les moyens généraux ou services généraux désignent l’ensemble des ressources d’une organisation n’ayant aucun lien direct avec son activité principale, mais nécessaires à son fonctionnement normal. C’est le contexte typique de la logistique de soutien. Les services généraux représentent donc une fonction d’appui, et sa finalité est de faciliter le bon déroulement des opérations qui forment le cœur de métier d’une organisation.

La gestion des moyens généraux doit répondre à une stratégie de réussite intégrée dans la politique qualité de l’entreprise.

Les services généraux ont tendance à être externalisés, permettant ainsi à une organisation de se concentrer sur son cœur de métier, et mutualiser les coûts des services généraux. C’est notamment le cas pour les jeunes ou petites entreprises qui n’ont pas le besoin et/ou les capacités financières d’avoir une ou plusieurs personnes à plein temps. Les entreprises spécialisées dans ces services se qualifient parfois de « professionnels de l’environnement de travail ».

Les personnes s’occupant des services généraux dans les organisations sont généralement des techniciens polyvalents et compétents dans de multiples domaines, comme les logisticiens.

 

III – Les principaux domaines de la gestion des moyens généraux dans une organisation

Parmi ces multiples domaines, nous pouvons citer :

 

  1. La gestion de la sécurité

En plus de gérer le personnel chargé de la sécurité, le gestionnaire des moyens généraux a à charge la gestion de la sécurité. Pour ce faire, il doit s’occuper de :

  • Gérer les incidents de télésurveillance ;
  • Gérer les équipements de sécurité ;
  • Gérer les sinistres ;
  • Gérer les habilitations des personnes ;
  • Gérer les ouvrants et les codes confidentiels ;
  • …etc.

 

  1. La gestion du parc automobile

La gestion du parc automobile (véhicules utilitaires, véhicules de fonction et véhicules de location mis à la disposition du personnel) exige du gestionnaire des moyens généraux (GMG) qu’il doive :

  • Cerner les besoins opérationnels de l’organisation en ce qui concerne les véhicules automobiles et assurer la coordination ;
  • Justifier les acquisitions de nouveaux véhicules pour satisfaire aux besoins opérationnels, entamer le processus d’acquisition, recevoir les véhicules et les mettre en service au sein du parc automobile de l’entreprise ;
  • Consigner les renseignements relatifs au nouveau véhicule dans un système d’information sur la gestion du parc automobile, remplir les rapports périodiques que nécessite ce système ;
  • Prendre des arrangements aux fins de l’exécution des réparations et de l’entretien nécessaires selon les exigences découlant de la garantie du fabricant, et ce, relativement à tous les véhicules du parc automobile de l’entreprise ;
  • Tenir à jour le dossier papier et le dossier informatisé de chaque véhicule automobile du parc ainsi qu’exécuter les rapprochements et les attestations à l’égard des factures relatives à la gestion du parc automobile ;
  • Appliquer les mesures relatives à l’aliénation des véhicules du parc automobile, et faciliter le tout ;
  • Transmettre tous les rapports d’accident à la Direction de sorte que les mesures nécessaires soient rapidement prises ;
  • Assurer l’entretien des véhicules du parc automobile ;
  • …etc.

 

  1. La gestion du matériel

Gérer le matériel de l’entreprise nécessite les opérations suivantes :

  • La gestion quotidienne des stocks de matériel disponibles au niveau de l’entreprise (entrée, sortie, stock) ;
  • L’évaluation des besoins et la valorisation des commandes ;
  • L’achat et la livraison de matériel ;
  • Le transfert de matériel entre les divers établissements de la structure ;
  • Le calcul des amortissements du matériel ;
  • L’élaboration de procédures de destruction des équipements détériorés ;
  • La destruction du matériel endommagé selon les procédures instituées ;
  • L’élaboration de procédures et règlements garantissant le bon entretien des équipements et des installations ;
  • L’élaboration et mise en œuvre d’un plan de maintenance préventive des équipements (stocks de pièces détachées, formation d’une équipe de maintenance en interne, …etc.) ;
  • Le contrôle de la gestion et de l’entretien des biens ;
  • La réception des commandes fournisseurs.

 

  1. La gestion et le suivi des travaux

  • Description des chantiers effectués sur les entités ou lots immobiliers ;
  • Gestion et le suivi de chacune des tâches d’un chantier ;
  • Représentation graphique permettant la vision instantanée d’un chantier.

 

  1. La planification

Le GMG doit savoir planifier, situer les évènements dans le temps :

  • Gestion des appels d’offres, …etc. ;
  • Gestion des budgets et suivi des réalisations.

 

  1. La gestion des contrats d’assurance

  • Il assure la gestion des contrats d’assurances (vie, retraite, maladie, décès, …etc.) ;
  • La gestion des sinistres de ces contrats.

 

  1. La gestion administrative

  • La gestion du service d’accueil des visiteurs et du standard téléphonique ;
  • La gestion du courrier ;
  • La gestion des consommations d’eau, d’électricité, de téléphone et d’internet ;
  • …etc.

  1. La gestion des moyens communs

  • L’entretien, l’hygiène et la sécurité des bâtiments ;
  • La réservation des salles de réunion ;
  • La gestion du mobilier de bureau ;
  • La gestion des infrastructures de loisir ;
  • La gestion des restaurants et autres installations fixes communes ;
  • La gestion de matériels spécifiques (vidéo projecteur et autres) ;

 

  1. La gestion des voyages

  • La réservation et l’achat des billets d’avions ;
  • La gestion des formalités aéroportuaires (police, douane et autres) ;
  • La gestion des hébergements.

 

  1. La gestion des stocks et des inventaires

  • La gestion des stocks de consommables informatiques ;
  • La gestion des stocks de produits d’entretien ;
  • A la date de clôture de l’exercice, un inventaire des stocks et travaux en cours doit être effectué.

  1. L’achats de moyens généraux

Il s’agit des achats hors production, c’est-à-dire qui n’entrent pas véritablement dans le « cœur de métier » de l’entreprise. On y retrouve :

  • Les achats de consommables communs (fournitures de bureau, consommables informatiques, …etc.) ;
  • Les achats de prestations diverses de service (services de sécurité, services de maintenance, services d’entretien, service de transport, locations de salles, locations de voitures, …etc.) et gestion des contrats associés.

 

  1. La gestion des risques (y compris les risques naturels)

 

  1. L’élaboration des tableaux de bord de suivi de la gestion des moyens généraux

L’activité de gestion des moyens généraux prend une place prépondérante dans l’activité des organisations tant en matière de qualité, de coût ou de délai. Le responsable des services généraux est aujourd’hui à la fois un gestionnaire, un manager et un organisateur, mais également un acheteur et un négociateur.

Généraliste dans les domaines techniques, il est le fédérateur de l’ensemble des intervenants internes et externes.

Dans ce contexte, il doit rechercher une réponse complète pour situer, maîtriser et manager les équipes et les activités de son métier.

Il doit donc rechercher les solutions les plus efficaces pour gérer au mieux ses activités.

Il doit donc se donner les moyens de mesurer l’efficacité des dispositions qu’il prend en élaborant des tableaux de bord.

 

Et vous, connaissez-vous d’autres rôles que peut jouer le logisticien dans une organisation dont le cœur de métier n’est pas la logistique (une banque, un hôpital, un hôtel, un restaurant, une association, une école, une administration publique, …etc.) ?

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2 réflexions au sujet de « Quel rôle peut jouer le logisticien dans une organisation dont le cœur de métier n’est pas la logistique ? »

  1. Slt juste pour vous dire que c’est très intéressant merci et boncourage mais ici au Sénégal quand tu cherches du boulot ou stage on te dit de déposer
    dans les sociétés aéroportuaire

  2. Intéressant comme article. Il apporte un éclaircissement sur un métier méconnu par un bon nombre de personnes. Pour moi, Le métier du GMG est basé sur 4 pilliers: l’aménagement et infrastructures, la logistique, la sécurité des biens et des Hommes au travail. Ainsi que le volet de la propreté et l’hygiène.

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