Pourquoi et Comment externaliser vos activités logistiques ?

Face à l’environnement changeant, les entreprises doivent à tout moment repenser leur organisation. Et l’un des moyens efficaces de parvenir à un résultat acceptable est l’externalisation.

L’externalisation selon l’AFNOR est un service défini comme le résultat de l’intégration d’un ensemble de services élémentaires, visant à confier à un prestataire spécialisé, tout ou une partie d’une fonction de l’entreprise ‘’client’’ dans le cadre d’un contrat pluriannuel, à base forfaitaire, avec un niveau de service et une durée définis.

En d’autres termes, l’externalisation est source d’une plus grande réactivité, d’une meilleure flexibilité, et implique parfois de concentrer les ressources capables de créer un avantage compétitif et de faire appel à d’autres. Les entreprises font donc le choix d’externaliser les fonctions considérées comme non stratégiques, donc s’éloignant de leur cœur de métier.

Dans cet article, nous allons d’abord aborder comment vous pouvez procéder pour externaliser une activité, avant de vous présenter les avantages et les inconvénients de cette pratique.


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De manière plus pratique, le baromètre Outsourcing d’Ernest & Young (2005) classe les activités de l’entreprise en sept fonctions présentées ci-dessous selon le degré de recours à leur externalisation.

Distribution et logistique83 %
Services généraux95 %
Informatique et télécommunications73 %
Ressources humaines72 %
Production62 %
Administration et finances62 %
Marketing et communication28 %

1.   L’externalisation des services offerts par les prestataires logistiques

De manière générale, l’externalisation logistique s’effectue sur certaines prestations. C’est ainsi qu’on distingue les prestations basiques, les prestations élaborées et les prestations globales.

a.    Les prestations basiques

  • Le transport

L’activité du transport étant soumise à plusieurs impératifs, l’entreprise engage des prestataires qui doivent faire face à des réorganisations productives exigées par les industriels et les distributeurs. S’ajoutent aussi les passages de gestion de flux poussés a la gestion en flux tirés et les opérations de livraisons dans les supermarchés par exemple.

Longtemps considérées comme des activités banales par les logisticiens, ces prestations connaissent d’importantes améliorations. De ce fait, elles sont de plus en plus externalisées notamment du fait de : l’évolution des techniques et des technologies utilisées au sein des entrepôts et autres plateformes dans le cadre des opérations de manutentions, et de gestion des emplacements et des technologies de l’information permettant de relier les industriels et distributeurs via un prestataire logistique (systèmes EDI, GPA, …etc.).

b.    Les prestations élaborées comme le pré et le post manufacturing

Ces prestations peuvent être externalisées dans le cadre d’une logistique d’approvisionnement et d’échanges inter industriels ou dans le cadre d’une logistique de distribution.

Pour éviter par exemple l’excès de références lors de l’approvisionnement, l’entreprise peut engager un prestataire pour effectuer dans ses entrepôts des opérations de pré manufacturing.

Dans la logistique de distribution, le prestataire peut réaliser des opérations de post manufacturing (différenciation retardée) pour personnaliser des produits le plus tard possible selon les désirs du client.

c.    Les prestations globales

Ici le prestataire se charge d’une grande partie de la chaine logistique. Ce procédé est souvent utilisé dans le cadre de la haute couture et dans l’industrie du vêtement.

2.   Quelques clés de l’externalisation logistique

Les bonnes pratiques d’externalisation des activités logistiques peuvent être résumées en cinq points principaux que nous vous proposons ci-dessous.

a.    Arbitrer

De nos jours, tout ou presque peut être externalisé, il convient donc d’arbitrer les tâches que l’on confie à un prestataire. Pour cela, il faut se demander où se situe la véritable valeur ajoutée de son entreprise. « La porte d’entrée de l’externalisation est toujours l’activité la plus éloignée du cœur de métier. Externaliser doit en effet permettre de se décharger d’une tâche qui représente un poids et que l’on peut mal faire dans l’entreprise », explique Rémi Meuleman, co dirigeant du cabinet Five Conseil, spécialiste du conseil en organisation.

b.    Anticiper

Même si l’on est convaincu du bien- fondé de la sous-traitance, il est impératif de la préparer en rédigeant un cahier des charges. Informel, ce document va lister ce que l’on attend de son prestataire. Des tâches à réaliser à la fréquence de cette prise en charge en passant par l’organisation et les moyens que le prestataire doit mettre en œuvre pour prendre en charge la mission qui lui est confiée.

c.    Choisir

Difficile de trouver le bon prestataire, tant les offres de services sont nombreuses et à tous les prix. Le bon sens doit donc guider ce temps consacré à l’arbitrage entre la myriade d’offres.  Quand on interroge un prestataire potentiel sur la façon dont il entend prendre en charge les missions que l’on souhaite lui confier et que celui-ci vous répond vous ne pouvez pas comprendre, la méfiance s’impose. De même, les argumentaires fondés sur une kyrielle de termes jargonneux ne laissent rien présager de bon ! Un prestataire compétent est capable de se mettre au niveau de son client. Par ailleurs, afin d’être bien en phase avec son prestataire, le consultant conseille de privilégier ceux dont la taille de la structure est similaire à la sienne.

d.    Définir

Pour éviter les mauvaises surprises, mieux vaut clairement définir le contenu de la prestation attendue à travers un contrat, lequel listera les missions confiées au prestataire et les moyens mis en œuvre de part et d’autre pour les prendre en charge, ainsi que la durée de ce contrat et la façon dont il peut être prolongé ou arrêté. « Il est préférable de ne pas opter pour une clause prévoyant une reconduction tacite du contrat », estime par ailleurs Rémi Meuleman.

e.    Contrôler

Ceux qui estiment qu’externaliser revient à donner carte blanche à un prestataire font fausse route. Comme dans beaucoup de domaines, il est indispensable de rester attentif au travail de son sous-traitant. D’abord, parce que même si le contrat d’externalisation encadre la pratique, il n’annule en rien les responsabilités du donneur d’ordres. Mais aussi pour éviter certaines erreurs ou incompréhensions. Ainsi « bordée », l’externalisation devient une pratique très souvent plus avantageuse que la gestion interne.

3.   Quelques avantages de l’externalisation

Le recours au processus d’externalisation offre de nombreux avantages à une entreprise :

  • La concentration des effectifs sur le cœur de métier de l’entreprise ;
  • Le gain de temps ;
  • Le gain de souplesse et de flexibilité ;
  • L’accroissement de la compétitivité et de la productivité ;
  • Les économies réalisées via la réduction des frais de personnel ;
  • La réduction des flux de trésorerie ;
  • L’accès à des compétences nouvelles apportées par le prestataire spécialisé.

4.   Quelques limites de l’externalisation

a.    La perte de contrôle

Le problème qui se pose ici est le problème de confidentialité et de la sécurité des informations échangées.

b.    La perte de qualité

Ce risque provient du fait que le prestataire, connaissant moins bien le produit que l’entreprise elle-même, ne lui accorde pas assez d’attention nécessaire. Il y a toujours une négligence au niveau des conditions de stockage, de transport, d’emballage ou de manutention ou même de communication marketing.

c.    La hausse des coûts

Concernant les couts, deux situations sont à risques :

  • Le prix du départ demande par les prestataires sollicites par appels d’offres est plus élevés que le cout de réalisation en interne. Dans ce cas, il faudrait être certain que l’externalisation permettra soit d’accroitre la qualité de la prestation, soit de réduire les délais soit de faciliter ultérieurement la pénétration d’un nouveau marche.
  • Lorsque le prix demandé lors des renégociations augmente subitement, l’entreprise peut se sentir prisonnière, enfermée dans une relation bilatérale dont la rupture est difficile et couteuse.

d.    La perte de savoir faire

Cela peut être assimilé à la perte de savoir-faire ou d’expertise. En effet l’externalisation d’une fonction ou d’une activité toute entière peut conduire l’entreprise à ne plus disposer en interne de certaines compétences spécifiques, associées à du matériel ou des équipements spécifiques. Même si l’externalisation est voulue dès le départ, elle peut rendre l’entreprise vulnérable car elle se retrouve amputée de ressources ou de capital nécessaires à une subite modification de son organisation.


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Ensemble, Repoussons vos limites !

Références

https://www.bpifrance.fr/A-la-une/Actualites/Externaliser-pourquoi-comment-28386

Logistique et supply chain management de Anne Gratacap et Pierre Medan, Editions Dunod, 2012.

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