Comment sélectionner les indicateurs les plus pertinents pour bâtir un tableau de bord de pilotage efficace ?

Lorsque vous désirez construire un tableau de bord de pilotage il est toujours très tentant et à tord de vous laisser séduire par les indicateurs « prêts à l’emploi » piochés ça et là sur internet et qui ont le vent en poupe dans les entreprises. « Si ça a marché chez les autres, pourquoi cela ne marcherait pas chez moi ? » : pouvez-vous pensez ! Mais, la vérité est que vous n’avez probablement aucune preuve de leur efficacité chez les autres et que, de toute façon, il y a peu de chance qu’ils poursuivent les mêmes objectifs que vous.

Dans cet article, je vais vous montrer comment sélectionner les indicateurs les plus pertinents en tenant compte des objectifs que vous vous êtes fixés, de votre contexte personnel et de vos propres habitudes de travail.

Le tableau de bord est un instrument de pilotage personnel

L’abondance des données est une caractéristique du monde d’aujourd’hui. On pourrait supposer que la prolifération des données contribue à faciliter la prise de décisions, mais ce serait confondre quantité et qualité, pertinence et abondance. Pour s’en rendre compte, il suffit de consulter les tableaux de bords dits classiques, présentant des listes interminables. Bien sûr, à l’étude détaillée il existe sûrement des informations essentielles au cœur de ces listes, mais qui a le temps de les étudier dans le détail ?

La solution de l’aide à la décision n’est pas une question de quantité de données mises à disposition, mais bien de pertinence. Toutes les données ne « parlent pas » à tout le monde de la même façon. Pour qu’une donnée ou un ensemble de données deviennent une information utilisable, il faut qu’elle soit porteuse de sens.

Illustrons ce propos : une société annonce une hausse de 10% des ventes sur une période pour son produit X. Est-ce une bonne nouvelle ? Oui, pour l’ensemble du personnel de l’entreprise qui ne dispose que d’une partie de l’information. Mais la direction qui, elle, est parfaitement au courant du montant des remises accordées, en tire un tout autre enseignement. Ce produit X est en effet un échec cuisant.

Ainsi, votre tableau de bord n’est efficace que lorsqu’il ne comporte que des informations porteuses d’un sens complet pour vous. Seules, les informations qui vous aiderons à assurer au mieux votre parcours vers votre propre objectif méritent d’être présentées : ce sont vos indicateurs.

 

Comment sélectionner vos indicateurs ?

Un indicateur est personnel. Seuls les indicateurs réellement choisis par vous-même rempliront au mieux leur fonction d’aide à la décision. Si par contre vous travaillez en équipe et partagez la même notion de performance, l’indicateur doit être sélectionné et construit par le groupe.

Un bon indicateur présente les six caractéristiques que voici :

  • Il mesure l’objectif à suivre;
  • Il est fiable ;
  • Il incite à décider ;
  • Il est facile à construire ;
  • Il est toujours rafraîchi à temps ;
  • Il est réalisable à un coût acceptable.

06 (Six) questions pour déterminer si votre indicateur est pertinent :

  1. Votre indicateur mesure t-il l’objectif que vous suivez ?

Votre indicateur doit mesurer la performance en fonction de votre objectif, il doit orienter vos actions. S’il délivre une information en termes de coûts, il induira des actions orientées coûts. S’il délivre une information en termes de délai, il induira des actions orientées délai.

  1. Votre indicateur est-il fiable ?

Notons tout d’abord que la fiabilité est une notion relative. Il n’y a pas de règle absolue, la confiance est une notion personnelle. Par conséquent, seules les informations dignes de votre confiance sont susceptibles de vous aider à prendre des décisions efficaces pour vous.

Illustration : si vous doutez des résultats fournis par une enquête par exemple, ne les utilisez pas dans votre processus de décision.

  1. Votre indicateur vous incite t-il à prendre une décision ?

Votre indicateur ne doit pas se limiter à vous faire constater une situation, il doit être en mesure de vous faire prendre les décisions qui s’imposent et vous faire changer de cap à temps pur éviter toute dérive. Votre indicateur n’est efficace que dans la mesure où vous disposez de moyens d’actions.

  1. Votre indicateur est-il facile à construire ?

Autrement dit, les informations nécessaires à la construction de votre indicateur sont-elles disponibles ? Inutile d’envisager construire un indicateur tant que les informations clés restent inaccessibles. Aussi, il est important de noter qu’un indicateur délivrant une information chiffrée trop précise risque de faucher le jugement. Privilégiez les indicateurs « fourchettes », ils sont bien plus efficaces, par expérience.

  1. Votre indicateur sera t-il toujours rafraîchi à temps ?

Décider en temps et en heure est primordial, encore faut-il que votre indicateur vous délivre une information suffisamment fraîche pour vous laisser le temps de décider. Toute fois, l’information ne doit pas être rafraîchi ni trop tôt, ni trop tard. Chaque information a son propre cycle de rafraîchissement à respecter. Par exemple, les résultats financiers sont des informations à cycle lent, inutile de les rafraîchir trop fréquemment : un chiffre d’affaires piloter journalièrement privilégie le court terme aux dépens de progrès durables.

  1. L’information nécessaire à la construction de votre indicateur à t-elle un coût acceptable ?

La collecte de l’information est loin de présenter des coûts négligeables. Il faudra quelques fois s’abonner à une banque de données, mettre sur pied une infrastructure spécifique, …etc. Vous devez systématiquement mettre en balance, le coût de collecte et l’apport au processus de décision. Il est important pour vous d’évaluer ce coût au préalable. Il est alors curieux de constater qu’après lecture du devis bon nombre d’informations deviennent moins indispensables pour vous.

Seuls les indicateurs apportant une réponse affirmative à ces six questions méritent d’être sélectionnés pour votre tableau de bord.

Votre indicateur doit donc avoir pour finalité de vous faciliter la prise de décision suivant votre objectif. Il est directement dépendant de trois facteurs : votre objectif, le contexte particulier de votre activité et vos exigences spécifiques. Il n’y a donc rien de plus particulier qu’un indicateur de pilotage.

Au diable, les listes génériques !

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