Comment sélectionner, concevoir et gérer un entrepôt logistique ?

La conception et la gestion des opérations d’un entrepôt sont guidées par les objectifs et les besoins de cette opération.

Tout d’abord, la position de l’entrepôt dans la chaîne d’approvisionnement influence les conditions requises pour son fonctionnement.

Un entrepôt général permanent peut être mis en place et peut fonctionner de façon semblable à celle d’un établissement commercial. Il peut bénéficier des bonnes pratiques actuelles, relatives aux équipements et aux systèmes de gestion d’entrepôt.

En revanche, un entrepôt provisoire sur le terrain ne pourra sans doute pas profiter des mêmes types d’équipements et de systèmes disponibles dans un entrepôt global permanent. La simplicité et la flexibilité, mêlée à une dose de bon sens, sont vraisemblablement les atouts majeurs pour une approche réussie de la gestion d’une telle opération.

Cependant, tout un éventail de facteurs doit être pris en considération quel que soit le type de fonctionnement d’un entrepôt. Ce sont : la durée requise de l’entreposage (court ou long terme), la quantité de marchandises à entreposer, la nature spécifique des marchandises à entreposer et le besoin d’exécuter d’autres tâches (emballage, étiquetage, …etc.).

Dans cet article, nous examinerons les conditions de base qui s’imposent pour la sélection et la conception d’un entrepôt, ainsi que pour la conception et la gestion des opérations internes. Ainsi, nous aborderons plus spécifiquement les points concernant les caractéristiques de la marchandise à entreposer et la prise en compte de la législation locale.


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1. Comprendre les caractéristiques de la marchandise à entreposer

La nature spécifique des marchandises à entreposer a un impact sur le choix d’un nouvel entrepôt, sur la conception de son agencement, sur la sélection de tout équipement et sur les méthodes de travail.

Les caractéristiques décisives qui doivent être prises en considération sont :

  • Le volume des marchandises à entreposer, en tonnes ou mètres cubes ;
  • La dimension et le poids des marchandises avec leur emballage ;
  • Le contexte environnemental général ;
  • La sensibilité à la température ;
  • Le type d’emballage ;
  • Les matières dangereuses ;
  • Marchandises à valeur élevée ou faciles à voler.

a- Les volumes

Le volume des marchandises à traiter comprend :

Ces facteurs ont un impact sur l’espace requis pour la réception des marchandises, l’entreposage en vrac et les activités de livraison des marchandises ainsi que sur la main-d’œuvre exigée pour le fonctionnement de l’entrepôt.

b- La dimension et le poids

Dans la plupart des cas, c’est l’entreposage en vrac qui occupe le plus d’espace, en général, 80% de la surface au sol. Il est déterminé principalement en fonction des dimensions, du poids et de la quantité des marchandises à entreposer.

Bien sûr, certaines marchandises sont relativement légères mais occupent davantage d’espace ; d’autres sont petites mais lourdes.

En calculant le volume de l’aire d’entreposage en vrac requis, nous devons prendre en considération le fait qu’il faut avoir accès aux marchandises pour leur entreposage et leur retrait et que l’équipement d’entreposage (s’il est utilisé) prend également de la place.

c- Le contexte environnemental général

Il est important que le contexte environnemental de l’entrepôt offre des conditions satisfaisantes pour que la qualité des marchandises ne se détériore pas pendant leur entreposage. Si la température est une condition importante, il existe d’autres aspects environnementaux.

L’un d’entre eux a trait à l’importance de maintenir la marchandise au sec, ce qui peut constituer un défi lorsque les camions doivent être chargés à l’extérieur de l’entrepôt. L’humidité peut également endommager une marchandise.

Lorsqu’une marchandise est reçue en sacs et que la température extérieure est élevée, celle de la marchandise peut augmenter. Ceci est particulièrement vrai si la marchandise est laissée au soleil pendant une longue période. Si les sacs sont alors empilés dans l’entrepôt, la température générée dans l’espace réduit peut aboutir à une combustion spontanée. Une surveillance attentive est donc de mise.

D’autres marchandises peuvent également produire de la poussière et peuvent, à défaut d’une ventilation adéquate, créer un environnement explosif.

Certaines marchandises peuvent également se détériorer lorsqu’elles sont exposées trop longtemps au soleil.

Les entrepôts médicaux demandent des conditions particulières. Ils doivent protéger les articles de tout dommage physique, de la moisissure, de la chaleur ou du froid extrêmes, de la poussière, de la saleté et des infections animales. La propreté d’un entrepôt médical est encore plus importante que celle des autres installations.

Toutes ces restrictions peuvent être gérables si elles ont été planifiées.

Cependant, il arrive parfois que l’environnement des opérations s’avère désorganiser, surtout lorsque les activités sont intenses, et entraîne une pression extrême sur l’espace et l’équipement. Dans ces moments-là, l’état des marchandises peut se détériorer rapidement, souvent sans surveillance, ce qui entraîne des conséquences sérieuses en aval de la chaîne d’approvisionnement.

Il existe une exigence particulière en ce qui concerne la ventilation de l’emplacement utilisé pour recharger les équipements de manutention mus par batteries. Au cours de la phase de rechargement il se produit des émanations d’hydrogène, un gaz qui, dans un lieu clos, est hautement inflammable et peut entraîner des conséquences effrayantes ! Cela signifie également qu’il faut respecter une politique stricte d’interdiction de fumer dans l’entrepôt.

d- Sensibilité à la température

Certaines marchandises requièrent un entreposage où la température est contrôlée afin de prolonger leur durée de vie. De fait, la plupart des marchandises vont se détériorer ou s’endommager par des températures extrêmes. Les principales classifications des exigences en matière de température sont : réfrigéré, congelé et à température ambiante, et de nombreuses marchandises nécessitent une température spécifique d’entreposage indiquée par le fabricant.

Les aliments réfrigérés et congelés nécessitent évidemment un système de réfrigération et doivent être manipulés avec soin. Une attention particulière doit également être portée à l‘emplacement du milieu ambiant de l’entrepôt afin d’éviter les températures extrêmes, c’est-à-dire qu’il faut assurer une ventilation adéquate et éviter l’exposition directe au soleil.

Comme exemple de marchandises sensibles à la température on peut citer de nombreux médicaments et denrées alimentaires. Ces marchandises doivent être maintenues dans une certaine fourchette de température depuis leur élaboration jusqu’au lieu d’utilisation. Par exemple, de nombreux vaccins doivent être conservés à une température oscillant entre 0 et 8 degrés Celsius. Si cet intervalle de températures n’est pas respecté, il s’en suit souvent une perte de l’efficacité du vaccin ou une impossibilité de garantir sa date de péremption. Dans un tel entrepôt, il doit exister une procédure très claire exigeant la vérification de la température deux fois par jour. De même, lorsque les marchandises sont empilées à une hauteur élevée, il faut surveiller la température aussi bien en haut qu’en bas. L’entrepôt doit être équipé d’un thermomètre maximum/minimum.

Une chaîne d’approvisionnement traitant de telles marchandises sensibles à la température se nomme une « chaîne du froid ».

Dans une chaîne du froid, on vérifie les données et des contrôles sont faits pour confirmer que les marchandises ont été maintenues dans l’intervalle de température spécifié tout au long de la chaîne. Les défectuosités des chaînes de froid sont une cause fréquente de problèmes dans les programmes de vaccination.

Au niveau de l’entrepôt, les opérations de déchargement et de chargement constituent la partie vulnérable de la chaîne de froid. Celles-ci impliquent souvent le déplacement des marchandises d’une zone à l’autre, ce qui constitue un défi lorsqu’il faut s’assurer que la marchandise est maintenue dans la fourchette prescrite de température.

e- Type d’emballage

Les types d’emballage comprennent : en boîte, en sac, en ballot et en vrac. Le type d’emballage a un impact sur la façon dont les marchandises doivent être manipulées et entreposées. Par conséquent, la variété des emballages a un impact sur la variété des méthodes de manipulation et d’équipement requis ainsi que sur la conception et l’agencement de l’aire d’entreposage en vrac, sur les méthodes d’entreposage (en bloc, empilé, en caisses de stockage, en casiers, etc.) et sur l’espace d’accès requis pour les manœuvres d’entreposage et de reprise. Dans la mesure du possible, le manager de l’entrepôt devrait être en liaison avec le service d’approvisionnement pour connaître le type d’emballage utilisé, afin de minimiser l’impact sur les opérations de l’entrepôt.

Il s’agit d’un domaine d’innovations constantes en ce qui a trait aux matériaux disponibles. Plus particulièrement, il existe plusieurs manières de maintenir en place et de protéger une marchandise sur palette.

Le plus couramment utilisé est l’utilisation d’emballage sous film plastique. Ce procédé utilise soit la technologie de la rétraction à la chaleur, soit au vide afin de « rétrécir » un sac en plastique géant en le modelant à la marchandise.

f-   Emballage sous vide

L’emballage par rétraction est semblable au film extensible d’usage domestique. Si l’on entoure les couches supérieures d’une palette, cela empêche les déplacements durant le transport.

D’autres façons de restreindre les mouvements des marchandises sont le ruban adhésif et le cerclage métallique.

Dans tous les cas, il faut faire preuve d’attention car, mal utilisés, ils pourraient endommager la marchandise. Ils peuvent également constituer un danger pour le milieu de travail si l’on ne s’en débarrasse pas de manière appropriée.

Ces matériaux d’emballage sont importants, non seulement pour protéger les marchandises à l’intérieur même de l’entrepôt, mais aussi au cours de leur transport vers leur destination. Loin des yeux ne devrait pas signifier loin de la pensée ! Des marchandises endommagées durant le transport sont normalement retournées à leur source, créant ainsi des problèmes supplémentaires pour le manager de l’entrepôt.

g- Matières dangereuses

Les matières dangereuses (comme les pesticides, les gaz comprimés et les carburants) exigent une manipulation et un entreposage spécial. Elles sont normalement entreposées dans un site séparé des autres marchandises et de l’espace supplémentaire est souvent requis.

Idéalement, elles doivent être entreposées dans un bâtiment séparé.

2. Prendre en compte la législation locale

Le manager de l’entrepôt doit s’assurer que son fonctionnement est conforme à la législation et aux règlementations locales.

Comme l’ignorance ne peut être invoquée comme excuse, le manager doit se familiariser de façon proactive avec les règlementations s’appliquant au fonctionnement de l’entrepôt et prendre les mesures nécessaires pour que le mode de fonctionnement et l’ensemble des employés s’y conforment.

3. Choisir un endroit approprié pour un  nouveau site d‘entrepôt

Que ce soit pour le choix d’un emplacement pour un local temporaire ou à partir d’un certain nombre de bâtiments existants, un grand nombre de facteurs sont à prendre en considération lors du choix d’un nouveau site d’entrepôt :

  • La proximité du/des port/s d’entrée et des bénéficiaires ;
  • Les bâtiments existants ;
  • La sécurité ;
  • L’environnement ;
  • Les conditions physiques de l’emplacement ;
  • L’accessibilité ;
  • Les services disponibles ;
  • Les entrepôts provisoires ;
  • Les entrepôts sous douane.

4. Louer des entrepôts provisoires

Dans des situations d’urgence où il est nécessaire de disposer d’un entrepôt provisoire, celui-ci est normalement loué et non acheté.

Dans une telle circonstance, il existe souvent une pénurie de bâtiments ou d’emplacements appropriés pour un espace d’entreposage, ce qui peut entraîner une augmentation substantielle des coûts. Il s’avère alors nécessaire d’utiliser un espace provisoire d’entreposage pour une durée la plus courte possible.

Néanmoins, certaines précautions sont nécessaires lors de la rédaction du contrat de bail avec le propriétaire. Les points suivants doivent être normalement inclus et vérifiés dans le contrat de location :

  • Le coût de l’espace loué ;
  • La durée de la location ;
  • La période de préavis requise pour mettre fin au bail ou en prolonger la durée ;
  • La preuve de l’existence d’une couverture d’assurance pour la propriété, couvant les tiers, l’incendie, les dommages par l’eau, les bris de fenêtres, …etc.
  • Le détail des mesures de sécurité ;
  • Un inventaire détaillé de tous les équipements, accessoires et assemblages fixes compris dans le bâtiment et une description précise de leur état ;
  • La confirmation du statut de seul locataire ou les informations concernant les autres locataires ;
  • Les renseignements relatifs à la résistance au sol ou des planchers par mètre carré ;
  • La capacité en termes de poids de tous les équipements tels que les chariots élévateurs à fourche, les étagères et le rayonnage.

Enfin, lors d’une situation où la neutralité joue un rôle important, des précautions doivent être prises pour établir l‘identité du véritable propriétaire du bâtiment, qui pourrait être différent du « loueur » du bâtiment, par exemple des groupes militaires, religieux ou gouvernementaux.


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