Comment planifier vos achats, vos approvisionnements ?

Le but ultime de la planification des achats est une action coordonnée et intégrée pour répondre à un besoin de biens, de services ou de travaux en temps opportun et à un coût raisonnable. Une planification précoce et précise est essentielle pour éviter les achats de dernière minute, d’urgence ou mal planifiés, qui sont contraires à des achats ouverts, efficients et efficaces et par conséquent transparents.

En outre, la plupart des économies potentielles dans le processus d’approvisionnement sont réalisées par des améliorations aux étapes de planification. Même dans les situations où la planification est difficile, des mesures proactives peuvent être prises pour assurer une planification d’urgence et être mieux préparé pour répondre aux demandes d’approvisionnement à venir. Par exemple :

  • L’identification préalable des fournisseurs appropriés de produits potentiels fréquemment demandés dans les opérations d’urgence, y compris la confirmation par les fournisseurs de leur volonté de répondre à court terme ;
  • Le développement de spécifications standard pour les produits / services / travaux demandés dans les opérations d’urgence.

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Définitions

La planification des achats consiste à décider quoi acheter, quand l’acheter et à partir de quelle source. En d’autres termes, La planification des achats est le processus d’identification et de consolidation des besoins, de détermination des délais et des sources pour leur approvisionnement dans le but de les avoir au fur et à mesure que les besoins se présentent.

Le plan d’approvisionnement quant-à lui, est le fruit du processus de planification des achats. Il peut être développé pour une exigence particulière, un projet spécifique ou pour un certain nombre d’exigences pour une ou plusieurs entités du secteur public ou privé.

Ainsi, au cours du processus de planification des approvisionnements, la méthode d’approvisionnement doit être attribuée et les attentes en matière de satisfaction des exigences d’approvisionnement doivent être déterminées. Par conséquent, un bon plan d’approvisionnement décrira également le processus d’identification et de sélection des fournisseurs, sous-traitants, consultants et autres.

Importance de la planification des achats

Une bonne planification des achats est essentielle pour optimiser la contribution de la fonction d’approvisionnement à la réalisation des objectifs généraux d’une organisation.

La planification des achats est importante pour les raisons suivantes :

  • Le développement d’indicateurs clés (KPI) pour surveiller la performance ;
  • La sollicitation efficace et en temps opportun des offres, et une réquisition précoce pour réduire les retards dans l’attribution des marchés et la livraison en temps opportun aux sites du projet ;
  • Une identification précoce des produits en qualité et en quantité approprié pour répondre aux besoins ;
  • Le choix des bons fournisseurs à temps pour éviter de couper les coins ronds dans les achats urgents et respecter les délais et les dépenses budgétaires ;
  • Une stratégie d’approvisionnement efficace et la mise en œuvre des projets en temps opportun ;
  • L’annulation des exigences et les urgences inutiles, permettant une concurrence totale et le plein respect des règles et procédures standards ;
  • Le temps suffisant pour explorer pleinement d’autres approches de passation de marchés, telles que les appels d’offres conjoints avec d’autres entités et l’utilisation des accords à long terme de ces autres entités ;
  • Le renforcement du pouvoir d’achat vis-à-vis des fournisseurs ;
  • L’obtention des meilleurs prix pour les besoins globaux ;
  • Une bonne base pour la surveillance et l’établissement de critères pour mesurer l’efficacité de la fonction d’approvisionnement ;
  • Des achats systématiques et procéduraux corrects ;
  • Le développement des accords à long terme.
  • La mise en œuvre réussie des projets ;
  • Améliore la transparence et la prévisibilité ;
  • Une gestion efficiente et efficace de la trésorerie en étalant les activités d’achats annuels en fonction des besoins et des ressources disponibles ;
  • Elle permet aux planificateurs de déterminer si les attentes sont réalistes; en particulier les attentes des entités requérantes, qui s’attendent généralement à ce que leurs exigences soient satisfaites à bref délai et sur une période plus courte que ne le permet l’application de la méthode de passation de marchés correspondante ;
  • C’est l’occasion pour toutes les parties prenantes impliquées dans les processus de se rencontrer afin de discuter des exigences particulières en matière d’approvisionnement. Ces parties prenantes pourraient être l’entité requérante, les utilisateurs finaux, le service des achats, les experts techniques et même les fournisseurs pour apporter des contributions pertinentes sur des exigences spécifiques ;
  • Elle permet la création d’une stratégie d’achat pour chaque besoin qui sera inclus dans le plan d’achat. Une telle stratégie comprend une étude de marché et la détermination de la méthode d’approvisionnement applicable compte tenu de l’exigence et des circonstances ;
  • Le besoin d’expertise technique pour élaborer des spécifications techniques et/ou la portée des travaux pour certaines exigences peut être évalué, en particulier lorsque la capacité technique interne n’est pas disponible ou est inexistante ;
  • Les planificateurs peuvent évaluer la faisabilité de combiner ou de diviser les exigences d’achat en différents ensembles de contrats ;
  • …etc.

Importance du plan d’approvisionnement 

La plan d’approvisionnement est important pour les raisons suivantes :

  • Il énumère toutes les exigences qui devraient être acquises sur une période donnée. Et à partir de là, le calendrier de passation des marchés est élaboré, qui établit les délais pour la réalisation de chaque étape du processus de passation de marchés jusqu’à l’attribution du contrat et la satisfaction des exigences ;
  • Il permet de regrouper des exigences similaires dans un même contrat ou de diviser un besoin en plusieurs lots de contrats pour réaliser des économies d’échelle ;
  • À partir du nombre d’exigences figurant dans le plan de passation de marchés, l’entité adjudicatrice peut déterminer à l’avance tout besoin de personnel supplémentaire, y compris une assistance externe, afin de répondre à toutes les exigences de passation de marchés énumérées dans le plan de passation de marchés ;
  • Il permet de suivre le processus de passation des marchés pour déterminer comment la performance réelle se compare aux activités prévues, et ainsi d’alerter les départements concernés et d’ajuster le plan de passation des marchés en conséquence ;
  • Il améliore la transparence et la prévisibilité du processus de passation des marchés ;

Étapes de la préparation d’un plan d’approvisionnement

  • Évaluer / lister les besoins ou les exigences ;
    • Collecter la liste des besoins auprès des services utilisateurs ;
    • Rechercher les prix et la disponibilité des produits sur le marché local ;
  • Déterminer les quantités et les coûts estimés ;
  • Déterminer quand les exigences seront nécessaires pour l’utilisation ;
  • Identifier les interrelations entre et parmi les exigences ;
  • Consolider les exigences similaires ;
  • Identifier les méthodes et processus d’approvisionnement appropriés ;
  • Planifiez les délais pour chaque processus ;
  • Préparer un tableau de mise en œuvre et/ou un diagramme à barres identifiant les dates clés pour chaque processus.

Conséquences du manque de planification des achats

  • Retards dans la mise en œuvre du projet ;
  • Achats inappropriés ;
  • Utilisation de méthodes et procédures d’approvisionnement inappropriées ;
  • Augmentation des coûts.

Considérations importantes pour la planification des achats

  • La planification annuelle doit être intégrée aux processus budgétaires applicables et basée sur des budgets indicatifs ou approuvés.
  • Les entités adjudicatrices devraient réviser et mettre à jour leurs plans d’achat, le cas échéant, au cours de chaque année.

Maximes

  • Une bonne planification correspond à 80% de la tâche accomplie ;
  • Une planification médiocre ou inexistante se traduit par des inefficacités dans la fonction d’approvisionnement ;
  • Ne pas planifier c’est planifier son échec ;
  • L’objectif n’est pas de livrer suivant le processus d’approvisionnement, c’est de livrer le résultat commercial réussi.

Pour résumer, il est important pour les organisations qui achètent des biens, des services ou des travaux de se rappeler qu’une planification des achats réussie consiste à faire correspondre la connaissance du marché et la demande, via l’analyse.

La planification des achats donc clarifie ce qui est nécessaire et quand cela est nécessaire à la fois pour l’utilisateur et l’acheteur. Ainsi, une planification efficace des achats permet à chaque organisation et à son personnel de travailler sans heurts pour atteindre les objectifs de l’organisation avec la bonne qualité et la bonne quantité d’intrants en place. A contrario, une planification inefficace des achats peut entraîner un échec à atteindre ces objectifs, mettre en péril les principes de passation des marchés et nuire à la crédibilité de l’organisation.

Chez Marco Logistique, nous pouvons vous aider dans la planification de vos achats, que ce soit via des formations, des conseils ou à travers des articles comme celui-ci.

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Webographie :

https://www.zppa.org.zm/procurement-planning

https://www.ungm.org/Areas/Public/pph/ch03s01.html

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