Comment obtenir la meilleure cotation pour vos projets logistiques ?

Une demande de cotation logistique est l’acte par lequel une personne physique ou morale qui a un projet (transport, transit, manutention, entreposage, fret international, …etc.) demande auprès d’un prestataire logistique, le coût global du projet, ainsi que les délais de réalisation et les autres conditionnalités. On peut également parler de devis logistique.

La cotation tient compte de nombreux paramètres liés à la fonction logistique : mode de transport, le lieu de prise en charge, le lieu de livraison, l’origine, le type de marchandise, la quantité, l’incoterm, l’emballage, …etc.

Cependant, compte tenu du fait que plusieurs demandeurs de services logistiques (principalement les personnes physiques, les PME et les PMI) n’ont pas de connaissances suffisantes, dans le domaine de la logistique, il arrive très souvent qu’ils se font abuser par des « prestataires logistiques » véreux qui n’ont pour seul soucis que de profiter de leur ignorance de leur client pour s’en mettre plein les poches.

C’est la principale raison pour laquelle nous avons décidés de produire cet article qui va vous expliquer pas-à-pas comment obtenir une meilleure cotation logistique pour vos projets, quel que soit votre degré de connaissance dans le domaine de la logistique.


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1- Préparer votre demande de cotation

Le bon moment pour commencer à demander des cotations est le plus tôt possible que les informations requises pour le faire sont disponibles, et environ deux semaines avant le début de l’opération, car vous devez être en mesure de comparer plusieurs offres avant de choisir, mais aussi tenir compte du fait que certains prestataires logistiques que vous contacterez ne vous répondront jamais.

Demandez donc à votre fournisseur de vous envoyer les informations requises ou mieux, les copies des documents requis dès que disponibles : facture commerciale, titre de transport (BL, LTA), liste de colisage et autres. Ils seront nécessaires pour établir la cotation, ou peu de temps après que vous acceptiez une offre.

Les prestataires logistiques devraient en principe tous exiger les mêmes renseignements de base, en commençant par vos coordonnées, ainsi que les adresses d’expédition et de livraison.

Voici une liste non exhaustive de ce que vous devez préparer avant de demander des cotations logistiques. Vous pouvez également l’utiliser comme liste de contrôle lorsque vous demandez des cotations à des prestataires logistiques :

Le poids de la cargaison Il est renseigné sur la liste de colisage.
Le volume de la cargaison Il est également renseigné sur la liste de colisage.
Date de disponibilité de la cargaison Une fois que votre fournisseur la confirme, vous pouvez déterminer quand vous devez commencer à demander des cotations.
Mode de transport Pour une meilleure estimation, il sera souvent nécessaire de préciser le mode de transport à vos prestataires logistiques (mer, air, terre, rail), ainsi que s’il s’agit d’un groupage ou d’un conteneur complet, par exemple.
Description officielle de la cargaison Ceci est renseigné sur la facture commerciale.
Valeur de la cargaison Ceci est utile pour l’estimation des droits de douane, de l’assurance, et autre. Cette valeur se retrouve sur la facture commerciale, généralement accompagné du terme de vente (Incoterm).
HS Code Les positions tarifaires (HS code) de vos produits doivent être repris sur la facture commerciale, et permettent une meilleure estimation à priori des droits de douane. 
L’assurance de la cargaison Vous devriez normalement demander une assurance cargaison lorsque vous demandez une cotation logistique, que ce soit pour le transport, la manutention, le stockage, le fret et autre.
Incoterm Il s’agit du terme de vente, par exemple, « EXW » ou « FOB Douala », inscrit sur votre bon de commande ou votre contrat d’achat.
Date ou délai de livraison Cela permet aux prestataires logistiques d’anticiper sur toutes les opérations qui consomment beaucoup de temps.

2- Demander votre cotation logistique

Il est encore difficile de trouver des avis de consommateurs sur les prestataires logistiques en ligne de nos jours. Cela signifie que, si vous êtes à la recherche d’un prestataire logistique, vous devriez très probablement rechercher sur internet ou demander autour de vous, demander à d’autres personnes que vous connaissez si elles pourraient vous en recommander. Ainsi vous aurez alors trois options principales :

  • 1ère option : Formulaire en ligne : Consulter les sites web de ces prestataires logistiques pour retrouver leurs formulaires de demande de cotation en ligne. Remplissez le formulaire et rajoutez les autres informations importantes dans les champs du formulaire prévus à cet effet.
  • 2ème option : Par mail : Si ces prestataires logistiques n’ont pas de formulaires de demande de cotation en ligne, il y aura certainement une adresse e-mail de contact quelque part sur son site internet, sur les pages jaunes et autres annuaires en ligne. Si au lieu de cela, vous parvenez plutôt à avoir des contacts téléphoniques des prestataires logistiques, vous pouvez alors les appeler directement pour obtenir l’adresse mail de demande des cotations et toujours faire un suivi par e-mail. Il suffit de copier et coller votre liste de préparation (ci-dessus), une fois complétée, directement sur l’e-mail. Terminez en leur demandant de confirmer la réception de votre courriel, de sorte à vous rassurer que vous recevriez bien une réponse en retour. N’hésitez pas à vous rendre dans les bureaux du prestataire logistique pour créer un contact physique, afin d’accélérer le traitement de votre demande.
  • 3ème option : Via les plateformes de mise en relation des chargeurs et de prestataires logistiques : Il existe de plus en plus des plateformes digitales de mise en relations des chargeurs (importateurs/exportateurs) et des prestataires logistiques, qui offrent de nombreux avantages à leurs utilisateurs, notamment :
    • Obtenir plus rapidement les meilleures offres de prix pour tout projet logistique ;
    • Comparer les offres des meilleurs prestataires logistiques du marché suivant leurs propres critères ;
    • Gagner du temps et faire des économies ;
    • Réinventer le processus d’achat des prestations logistiques, ainsi que les méthodes actuelles de collaboration entre les chargeurs et prestataires logistiques ;
    • Accès à un notre réseau de clientèle sans perdre de temps à prospecter ;
    • Réduction du cycle de vente des prestations logistiques à quelques clics, qui remplacent des mois de négociation commerciale ;
    • Promotion des prestataires logistiques à travers des avis de tiers neutres ;
    • …etc.

Important : N’hésitez pas à profiter de votre demande de cotation pour faire savoir aux prestataires logistiques que vous êtes à la recherche d’un prix compétitif dans les meilleurs conditions de délais, de qualité de service et de sécurité, ainsi que toutes vos autres contraintes comme par exemple les heure d’ouverture/fermeture de votre magasin, les plages horaires de réception des cargaisons, la possibilité de travailler les weekends et les jours fériés et autres, les modalités de paiements souhaitées.

3- Recevez les offres de prix et sélectionnez la meilleure

Lorsque chaque cotation arrive, assurez-vous que le prestataire ait pris en compte toutes vos spécifications. Il faut parfois prendre un peu de temps pour s’habituer aux cotations logistiques parce que chaque prestataire peut avoir une façon différente de présenter ses offres, chacun peut avoir une disposition de devis différente, certaines rubriques peuvent avoir des noms différents, et certains frais peuvent être regroupés ou détaillés.

Vous devez principalement comparer les coûts totaux, les délais maximaux de traitement, ainsi que les autres spécificités telles que les modalités de paiement et autres.

Assurez-vous que le temps de transit (transit time) est pour l’expédition entière et pas seulement pour la prestation de transit proprement dit. Déterminer si le temps de transit correspond adéquatement à votre calendrier et vos horaires. Vous devriez prévoir une plus grande marge de manœuvre pour les retards du fret maritime qu’avec l’aérien.

Une fois que vous acceptez une cotation avec un prestataire logistique, il aura également besoin que vous signer un contrat de prestation afin qu’ils puissent commencer à travailler sur votre projet, et d’une procuration afin qu’il puisse vous représenter devant la douane.

En résumé :

  • Obtenez de vos fournisseurs, tous les documents ou les informations nécessaires au traitement de votre demande de cotation (facture commercial, liste de colisage, BESC ou BSC, titre de transport (BL, LTA et autre), …etc. 
  • Contactez plusieurs prestataires logistiques afin de vous assurer d’avoir plusieurs options et de les comparer avant de choisir la meilleure. Faites-vous recommander des prestataires logistiques dans votre entourage et demandez-leur des offres en ligne à partir de leur site web ou par mail. Alternativement, vous pouvez également utiliser les plateformes de comparaison des devis logistiques en ligne.
  • Faites le choix sur la base de vos propres critères (qualité, Coût, Délai, Sécurité, modalités de paiement et autres).

Et vous, comment procédez-vous pour obtenir les meilleures cotations pour vos projets logistiques ? n’hésitez pas à nous laisser un commentaire en dessous de cet article.


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