Comment gérer les fournitures de bureau et tenir un inventaire ?

Les fournitures de bureau sont faciles à utiliser et plus faciles encore à épuiser. Papier, stylos, encres, agrafes, trombones, marqueurs, et autres, sont tous importants au quotidien. Cependant, ils peuvent rapidement devenir un problème s’ils ne sont pas bien gérés. En outre, vos employés peuvent demander plus de fournitures qu’il leur en faut réellement, ce qui peut entraîner des dépenses excessives. En plus, la flexibilité du lieu de travail peut aggraver ce problème.

Cherchez-vous de meilleures façons de gérer vos fournitures de bureau ? de réglementer leur utilisation lorsque certains employés travaillent à distance par exemple ?

Dans cet article, nous vous proposons quelques stratégies pour optimiser la gestion de vos fournitures de bureau. Et ceux, sans impacter négativement le travail de vos employés.


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I- Comment gérer les fournitures de bureau ?

1- Limiter l’accès aux fournitures de bureau

Il existe plusieurs façons de limiter l’accès aux fournitures de bureau. Cependant, la méthode la plus efficace est sans doute celle qui consiste à désigner quelqu’un pour en être le gardien. Cette personne est responsable de la salle des fournitures. Si les employés ont besoin de quoi que ce soit, ils doivent passer par ce gardien pour les obtenir.

2- Organisez les fournitures que vous avez en stock

Une fois que vous avez décidé comment limiter l’accès aux fournitures de bureau, vous devez organiser votre salle des fournitures. Pensez à étiqueter les étagères de rangement, les paniers et les contenants. Aidez le gardien à trouver facilement les fournitures dont il a besoin en regroupant des articles similaires. Par exemple, placez les trombones et les punaises sur la même étagère. Placez les articles les plus fréquemment utilisés sur les étagères au niveau des yeux et placez les autres plus haut. Si quelque chose n’est pas utilisé, notez-le et notez de ne plus en commander à l’avenir.

Gardez la salle des fournitures aussi propre que possible. Encouragez le gardien à remettre les fournitures supplémentaires là où il les a trouvés. Si vous avez une salle de fourniture plus grande, vous devez peut-être afficher une liste qui explique où trouver les différentes fournitures. Organiser votre salle de fournitures de cette façon facilitera également la gestion d’un inventaire.

3- Utilisez-le d’abord, puis achetez le surplus

Encouragez les employés à utiliser ce que le bureau a déjà avant de commander de nouvelles fournitures. Après un certain temps, le papier deviendra jaunâtre, les encres et les toners sècheront et les stylos cesseront de fonctionner. Alors utilisez d’abord ce qui est déjà disponible. Cela empêchera également le bureau de gaspiller de l’argent en jetant des fournitures qui n’ont jamais été ouvertes mais qui sont devenues trop vieilles pour être utilisées. Vous réduirez les déchets et l’empreinte carbone du bureau et vous pourrez même aider un peu la planète aussi.

4- Établissez une stratégie de réapprovisionnement

De nombreuses entreprises de fournitures de bureau offrent une réduction lorsque les entreprises commandent en gros. Pour tirer le meilleur parti de votre argent, vous devez commander le plus de fournitures dont votre bureau aura besoin au moment où vous en serez à court. Le but est d’éviter des commandes excessives, mais d’en placer une suffisamment importante pour mériter une remise groupée.

Gardez une trace des fournitures que votre bureau utilise le plus et du temps qu’il faut pour leur réapprovisionnement. Vous devez combiner ces chiffres pour trouver un moment où le bureau sera à court de fournitures. Mais pas si bas qu’il sera épuisé avant l’arrivée de la prochaine commande. C’est une science prudente, mais qui est payante à long terme.

Envisagez de mettre en place un processus de réapprovisionnement automatisé avec certains fournisseurs. De cette façon, vous recevrez toujours un envoi à temps et vous n’oublierez pas de passer une commande à l’avenir.

5- Tenez un journal d’inventaire

Tenir un journal d’inventaire permet de savoir toujours combien de fournitures le bureau a en stock. Cependant, un journal d’inventaire ne fonctionne que s’il est régulièrement mis à jour. Assurez-vous d’effectuer périodiquement des vérifications d’inventaire afin de pouvoir réviser votre journal et rester au courant des fournitures qui peuvent manquer. Une bonne règle est de toujours avoir suffisamment de fournitures en stock pour au moins une semaine de fonctionnement.

II- Comment tenir un inventaire des fournitures de bureau ?

Il est fort probable que votre entreprise conserve une sélection de fournitures de bureau à l’usage des employés. Cela signifie que vous devez tenir une liste constamment actualisée des stocks achetés et utilisés au cours d’une période comptable. Un inventaire précis a un double objectif. D’abord, il vous permet d’éviter les ruptures de stocks de fournitures de bureau. Ensuite, il vous permet de comptabiliser correctement les achats de fournitures de bureau en tant qu’actifs ou passifs.

Étape 1 : Préparez un journal d’inventaire

Visitez le placard ou la salle de fournitures de votre entreprise avec une feuille de registre d’inventaire pour enregistrer les fournitures actuellement disponibles. Cette feuille comprend des détails importants tels que la marque du produit, le nom, le numéro, la couleur et d’autres détails importants. Si votre entreprise préfère conserver les registres d’inventaire des fournitures de bureau dans une feuille de calcul ou un tableau de traitement de texte, apportez un ordinateur portable ou une tablette pour accélérer le processus de saisie des données.

Le fait d’avoir tous les détails des fournitures facilitera la commande ou le réapprovisionnement des articles En particulier lorsqu’il est important d’obtenir une marque ou un type de produit spécifique.

Par exemple, noter la marque, le type de toner de votre imprimante évitera de revérifier ces détails à chaque remplacement.

Étape 2 : Regroupez les fournitures par type ou par emplacement

Regroupez les fournitures telles que les instruments d’écriture, le papier à photocopier, les cahiers, les fournitures de classement et autres. La séparation des fournitures en fonction de leurs numéros de produit est également une option. Surtout si votre entreprise gère plusieurs caches de fournitures de bureau à la fois. Une grande entreprise qui utilise des fournitures dans plusieurs départements peut préférer une approche plus détaillée. Mais des catégories générales suffisent pour la plupart des petites entreprises.

Étape 3 : Effectuez un décompte physique d’articles

Entrez la catégorie de l’article ou le numéro d’article dans votre journal d’inventaire. Enregistrez le nombre d’unités actuellement disponibles dans une colonne adjacente.

Étape 4 : Déterminez les niveaux de commande

Déterminez le niveau de réapprovisionnement pour chaque article en évaluant sa vitesse de consommation et son délai de réapprovisionnement. Par exemple, si votre entreprise consomme trois boîtes de papier par semaine et qu’il faut une semaine pour recevoir toute nouvelle commande, alors votre réapprovisionnement devrait avoir lieu lorsque votre inventaire de papier tombe à quatre à six boîtes. Le réapprovisionnement avant la rupture de stock permet d’anticiper en cas d’augmentation de la consommation ou de retard de livraison. Ajoutez une note à votre journal spécifiant le niveau de réapprovisionnement pour chaque article.

Étape 5 : Enregistrer les achats de fournitures et mettre à jour le grand livre de l’entreprise

Enregistrez les nouveaux achats de fournitures de bureau au fur et à mesure qu’ils sont effectués.

Enregistrez la valeur totale d’un achat de fournitures de bureau dans le grand livre de votre entreprise en tant qu’actif. Lorsque les fournitures n’ont pas encore été utilisées, elles sont considérées comme des actifs au lieu de dépenses. Si vous avez déjà une entrée pour les fournitures de bureau dans votre colonne d’actif, ajoutez le coût des nouveaux achats au total existant.

Étape 6 : Effectuer des inventaires périodiques et mettre à jour le journal d’inventaire

Visitez le placard de fournitures de l’entreprise à la fin de la période comptable et effectuez une vérification des stocks. Comparez les unités totales actuellement disponibles pour chaque article ou catégorie d’articles aux totaux entrés dans votre journal d’inventaire.

Entrez vos nouveaux totaux pour chaque article ou catégorie d’articles dans votre journal.

Étape 7 : Calculez le coût unitaire par article ou catégorie d’articles

Multipliez le coût unitaire d’un article par le nombre d’unités consommées pour obtenir vos dépenses pour cet article. Par exemple, si les stylos coûtent 100 FCFA par unité et que 12 unités ont été consommées, la dépense totale d’inventaire pour l’article est de 1 200 FCFA.

Étape 8 : Calculez vos dépenses totales de fournitures de bureau

Additionnez vos totaux par article pour arriver à vos dépenses totales de fournitures de bureau pour la période considérée. Ce total correspond à la valeur cumulée des fournitures de bureau réellement consommées au cours de la période.

Étape 9 : Mettre à jour les livres

Soustrayez les dépenses de fournitures de bureau pour la période, de votre entrée d’actifs dans le grand livre de l’entreprise. Laissez une note dans le journal expliquant la suppression de fonds. Par exemple : « Suppression des dépenses de fournitures de bureau pour janvier ». Entrez le total des dépenses d’approvisionnement pour la période comptable dans la section « passif » de votre grand livre.

Conclusion

L’enregistrement constant de vos achats et l’actualisation régulière de votre journal d’inventaire réduisent le stress de la préparation de l’impôt sur le revenu. Car vous n’aurez pas besoin de comptabiliser pour une année d’achats d’inventaire et faire les ajustements d’utilisation. Au lieu de cela, il vous suffit de mettre à jour votre grand livre pour refléter les totaux de fin d’année. Gardez toujours suffisamment de fournitures de bureau en inventaire pour soutenir votre bureau pendant au moins une semaine.

Effectuez un contrôle d’inventaire hebdomadaire pendant quatre semaines et trouvez le nombre moyen d’unités consommées par semaine pour chaque article. Ces chiffres deviendront votre consommation hebdomadaire moyenne, ou le niveau de réapprovisionnement pour une fourniture de bureau donnée. Réorganisez les fournitures lorsque votre nombre d’articles en stock s’approche de votre niveau de consommation hebdomadaire.

Ces conseils peuvent vous aider à mieux gérer vos fournitures de bureau et éviter les pénuries.

Gérez vos fournitures de bureau maintenant pour éviter les maux de tête plus tard.

Chez Marco Logistique, nous pouvons vous aider dans la gestion de vos fournitures de bureau et vos inventaires, que ce soit via des formations, des conseils ou à travers des articles comme celui-ci.

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Webographie :

https://www.getkisi.com/unlocked/how-to-manage-office-supplies-and-maintain-an-inventory

https://smallbusiness.chron.com/inventory-office-supplies-18351.html

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