Comment définir les méthodes de travail dans un entrepôt ?

Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises choisissent d’optimiser les performances de leur entrepôt en activant des leviers d’ordre organisationnel. Ces méthodes de travail utilisées dépendent de l’étape d’activité à laquelle elles se rattachent et sont rapidement applicables. Elles permettent de réaliser des économies et d’améliorer grandement les conditions de travail en entrepôt.

Dans cet article, nous allons amorcer quatre étapes essentielles pour définir le travail au sein de votre entrepôt. Il s’agit de : la réception des marchandises, l’entreposage, le prélèvement et l’expédition.


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1. La réception des marchandises

Si le responsable de l’entrepôt possède un certain contrôle et un aperçu du planning de la livraison des marchandises (ligne de ravitaillement) dans l’entrepôt, les opérations de réception peuvent être planifiées et gérées de façon à assurer la fluidité de leurs entrées dans le bâtiment. Cependant, dans de nombreuses situations, le manager de l’entrepôt ne dispose que d’un contrôle et d’un aperçu très limités sur la livraison des marchandises. C’est pourquoi les opérations de réception des marchandises doivent être flexibles et pouvoir s’adapter aux situations.

Les objectifs primordiaux de la zone de réception devraient être :

  • Recevoir les approvisionnements/marchandises provenant de fournisseurs internes/externes, décharger le véhicule aussi rapidement et efficacement que possible et rendre les marchandises disponibles pour l’entreposage.
  • Vérifier la nature et l’état des approvisionnements/marchandises pour conformité avec la commande.
  • Prendre les dispositions nécessaires pour mener toute activité de contrôle de la qualité requise.

Les facteurs qui influencent le niveau requis de main-d’œuvre sont :

  • La fréquence et l’importance des livraisons ;
  • Les méthodes employées pour réceptionner les marchandises et les rendre disponibles pour l’entreposage.

Le volume total des livraisons est relié à la demande de marchandises à satisfaire de la part de l’organisation. La planification des livraisons dépend de la programmation du transport. Ces deux facteurs devraient être pris en compte lors de la planification des opérations de réception.

Les méthodes de travail utilisées pour la réception des marchandises dépendent des facteurs suivants :

a- Approvisionnements des marchandises réceptionnées en vrac

Le déchargement à la main par des individus ou des équipes est soumis à des restrictions de poids et de dimension et à toute demande subséquente pour un transport vers les aires d’entreposage, par exemple la palettisation à l’intérieur de l’entrepôt. Si la palettisation est requise et adoptée à l’intérieur ou à l’arrière du véhicule, l’équipement requis pour le déplacement entre le véhicule et l’aire de réception est nécessaire.

b- Approvisionnements des marchandises réceptionnées en palettes

Si les marchandises réceptionnées sont déjà empilées sur des palettes, un chargement latéral ou arrière doit être envisagé.

c- Utilisation d’un quai de déchargement

Une variété de quais de déchargement est disponible comme alternative au déchargement au niveau du sol. Ils sont inclus dans l’évaluation de l’équipement requis pour faciliter les opérations de l’entrepôt.

Enfin, on trouve l’éventail des tâches devant être réalisées tant au niveau des tâches physiques qu’administratives.

Voici une liste typique de telles tâches :

  • Ouverture/fermeture des volets ou des portes ;
  • Admission du véhicule et instructions pour le stationnement/déchargement ;
  • Appel du véhicule pour le déchargement ;
  • Vérification des documents ;
  • Débâchage/retrait des plombs du véhicule ;
  • Vérification du contenu ;
  • Déchargement ;
  • Subdivision des palettes contenant une variété de marchandises par catégories ;
  • Vérification du matériel/des marchandises quant à la quantité/le type/les dommages ;
  • Contrôle de la qualité ;
  • Signature des documents à la réception ;
  • Chargement des marchandises sur palettes ;
  • Étiquetage des approvisionnements/marchandises/palettes ;
  • Enregistrement du stock et des reçus.
  • Sélectionner les tâches correspondantes à l’opération planifiée.

2. Opérations de stockage en conventionnel

Le stockage en conventionnel occupera normalement une grande partie de la zone de stockage, ou la totalité, dans un entrepôt humanitaire par exemple.

Certains entrepôts peuvent nécessiter une zone de récupération où on aura facilement accès à une plus petite quantité de toutes les marchandises. Une zone de récupération est plus courante dans un entrepôt de produits médicaux comportant beaucoup d’articles différents. Dans ces cas-là, les marchandises vont directement dans la zone de récupération mais uniquement par temps de pénurie ou en cas de besoin spécial.

Le nombre de lignes détermine la stratégie des opérations et des dimensions du magasin principal. Dans certaines circonstances, l’aire de stockage principal est située immédiatement au-dessus ou adjacente à l’aire de récupération.

L’aire de stockage en vrac est généralement l’unique aire principale, distincte de l’aire de récupération quand elle existe, et de celle où toutes les marchandises sont entreposées pour des durées variables.

Une fois encore les besoins de main d’œuvre dépendent des méthodes et des procédures adoptées. La circulation des approvisionnements/marchandises à partir de l’aire de réception en termes de volumes, de fréquence et de contenu, détermine les besoins de base parallèlement aux facteurs de manutention manuelle ou mécanique.

L’autre facteur important à considérer est la moyenne des distances lors des déplacements dans l’aire d’entreposage en vrac. Plus l’aire est étendue, plus il faudra du temps pour faire sortir ou entrer les marchandises de l’aire et plus il faudra de la main-d’œuvre pour une charge de travail donnée. Par conséquent, l’agencement de l’aire d’entreposage principal et la décision quant à l’emplacement des marchandises dans cette zone ont un impact sur les besoins en ressources.

Les tâches impliquées par ces activités comprennent :

  • Obtenir les instructions relatives à l’emplacement ;
  • Le transport vers l’emplacement ;
  • L’enregistrement des emplacements utilisés ;
  • Le dépôt des approvisionnements/marchandises à l’emplacement ;
  • Combiner les palettes partielles ;
  • Déplacer/ordonner les palettes ;
  • Obtenir les instructions pour le réapprovisionnement ;
  • Réapprovisionner l’aire de prélèvement ;
  • Rapporter/retirer les marchandises endommagées ;
  • Retourner au point de prélèvement ;
  • Faire le rapport des actions entreprises.

3. Opérations de prélèvement

Le prélèvement implique la sélection de marchandises de l’aire d’entreposage en vrac pour regrouper des livraisons pour le transport à l’étape suivante dans la chaîne d’approvisionnement et finalement jusqu’aux bénéficiaires.

Les tâches inclues dans l’opération de prélèvement sont :

  • Récupération des documents de prélèvement indiquant les marchandises et les quantités concernées ;
  • Rassembler tout l’équipement nécessaire ;
  • Localiser le premier site de prélèvement ;
  • Vérifier et prélever la quantité appropriée ;
  • Se rendre aux sites de prélèvement suivants ;
  • Établir un rapport de non-conformité/de marchandises endommagées ;
  • Se rendre aux aires de tri, de conditionnement et d’emballage ;
  • Notifier les besoins de réapprovisionnement ;
  • Remplir et faire suivre les documents/formulaires.

Lors de la planification des opérations de prélèvement, il y a trois points à préciser :

  • La méthode de prélèvement ;
  • La technique de prélèvement ;
  • Le chemin de prélèvement.

a- Méthodes de prélèvement

Il existe généralement trois catégories de méthodes de prélèvement : Le prélèvement au niveau inférieur (très courant dans un entrepôt humanitaire), le prélèvement au niveau supérieur et le prélèvement au point central.

–      Le prélèvement au niveau inférieur

Le préposé au prélèvement commence au rez-de-chaussée avec les marchandises d’accès facile. Cela s’effectue au niveau du sol et/ou au premier niveau de stockage.

Le préposé se sert souvent d’un moyen de transport manuel ou mécanique pour faciliter la tâche, par exemple un transpalette, un panier à roulettes, …etc. Dans d’autres cas, la main d’œuvre effectue manuellement l’enlèvement et le déplacement des marchandises.

–      Le prélèvement au niveau supérieur

Pour atteindre les niveaux supérieurs de l’aire d’entreposage, le préposé utilise un équipement différent. Ceci peut être effectué tant à l’intérieur de l’aire d’entreposage en vrac que sur une aire indépendante de prélèvement. Dans le premier cas, un travail d’équilibrage entre les activités de prélèvement et le réapprovisionnement doit être soigneusement planifié afin d’éviter toute congestion et de s’assurer de la sécurité de l’opération.

–      Le prélèvement au point central

Le préposé demeure au même endroit et prélève la marchandise à partir des unités de chargement qui lui sont présentés.

Le déplacement peut se faire au moyen de râteliers mobiles de rayonnage, de convoyeurs ou de transpalettes placés à côté du préposé au prélèvement.

b- Techniques de prélèvement

Il existe trois techniques courantes de prélèvement de marchandises selon une liste unique ou multiple de ramassage : Prélèvement de livraison (très courant dans un entrepôt humanitaire), prélèvement en ligne et prélèvement par zones.

–      Prélèvement de livraison

Le préposé récupère une livraison qui est habituellement placée directement sur un équipement de transport.

Ceci assure un temps minimal de tri et de prélèvement ainsi qu’un moindre coût.

Dans certains cas, le prélèvement de livraisons multiples vers des équipements de transport distincts est effectué lorsque des articles de même nature sont indiqués sur les commandes.

–      Prélèvement en ligne

Les commandes sont traitées en lots et le prélèvement est effectuée par type de marchandise.

Cela permet généralement une économie du temps de transport mais engendre le besoin d’effectuer des opérations subséquentes de tri pour compléter le processus.

–      Prélèvement par zones

L’aire d’entreposage en vrac est divisée en zones et les préposés travaillent séparément à l’intérieur de ces zones. Plus il y a de zones, plus le niveau de tri et de renforcement des livraisons est élevé à l’étape suivante du processus.

–      Route de prélèvement

Il est nécessaire de déterminer le type de route à emprunter pour le prélèvement.

L’objectif de la planification de la route à emprunter pour le prélèvement est de minimiser la distance que le préposé aura à parcourir. Pour atteindre cet objectif, la séquence des articles de la liste de prélèvement devrait correspondre à celle des emplacements d’entreposage dans l’aire d’entreposage. Ceci permet d’optimiser et de contrôler le rendement du préposé.

Par conséquent, la main-d’œuvre requise pour le prélèvement dépend des facteurs suivants :

  • L’emplacement des lieux de prélèvement ;
  • La circulation et le schéma de travail devant respecter la programmation des livraisons ;
  • L’utilisation de tout équipement de manutention ;
  • Les distances parcourues pour récupérer les approvisionnements/marchandises des points de récupération.

4. Opérations d’expédition des marchandises

Tout comme l’aire de réception des marchandises, celle d’expédition est susceptible de congestion. Le contrôle des véhicules et des remorques en attente est très important : les retards quelle qu’en soit la raison (pénurie de remorques de dimension adéquates par exemple) peuvent rapidement entraîner un engorgement tandis que les opérations de prélèvement doivent normalement se poursuivre s’il faut boucler le travail de la journée.

Les objectifs primordiaux de l’aire d’expédition devraient être :

  • S’assurer que tous les lots ont été rassemblés et emballés correctement ;
  • S’assurer que tous les lots sont placés dans la séquence correcte en vue du chargement ;
  • S’assurer que tous les lots sont prêts pour le chargement dans les véhicules de transport.

Les besoins en main-d’œuvre requise pour satisfaire les exigences de ce qui précède sont dictés par :

  • Les exigences quant au volume et au rythme de l’expédition des livraisons ;
  • La programmation et la fréquence des rotations des véhicules de livraison ;
  • Le type et la méthode de chargement et des équipements utilisés.

La nature de l’opération, qu’elle soit manuelle ou mécanique, a un impact considérable sur les besoins opérationnels.

Les tâches devant être assumées dans l’aire d’expédition comprennent :

  • Vérifier les annotations/marchandises ramassées ;
  • Réemballer/re-palettiser ;
  • Enregistrer les lots/les numéros de série ;
  • Préparer les documents ;
  • Étiqueter les livraisons ;
  • Dresser la liste de chargement ;
  • Confirmer le chargement/la documentation ;
  • Charger le véhicule selon la séquence indiquée ;
  • Sceller le véhicule/obtenir une signature ;
  • Organiser le déplacement des véhicules ;
  • Ouverture/fermeture des volets ou des portes.

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