Comment assurer la continuité de la cohérence entre votre tableau de bord, vos objectifs et le système que vous pilotez ?

Une fois que votre tableau de bord de pilotage est opérationnel, le risque d’échec est de le laisser mourir par manque de remise en question permanente. Il est par conséquent recommandé d’effectuer périodiquement une revue de votre tableau de bord et de le modifier qu’en cas de décalage majeur.

Dans cet article, nous allons voir comment vous allez procéder afin d’assurer la continuité et la cohérence entre votre tableau de bord, vos objectifs et le système que vous pilotez.

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Au fil du temps, vos besoins évoluent, le contexte change et vous devez affûter vos pratiques. Pour rester toujours efficace, votre tableau de bord doit être périodiquement révisé et mis à jour. Les deux principales questions qui se dégagent alors sont celles de savoir

  • Pourquoi modifier votre tableau de bord ?
  • A quelle fréquence devez-vous réviser votre tableau de bord ?

 

  1. Pourquoi modifier votre tableau de bord ?

Le fait déclencheur d’une remise en question de votre tableau de bord sera impérativement une modification majeure pouvant être : un changement de votre processus, un changement de vos objectifs, un changement d’acteurs ou parce que vos indicateurs semblent mal appropriés ou moins efficaces. Ce dernier cas de figure se rencontre notamment lors des premiers essais d’utilisation de votre tableau de bord. Accordez-vous cependant une période d’apprentissage et une période de perfectionnement. N’hésitez pas à laisser une période de tâtonnement. Une quinzaine de jours est généralement suffisante pour amadouer l’outil. Et au bout d’un mois, le tableau de bord devrait être opérationnel.

  1. A quelle fréquence devez-vous réviser votre tableau de bord ?

Il n’est pas recommandé de modifier trop fréquemment votre tableau de bord. Il vaut parfois mieux de laisser du temps au temps avant de changer un indicateur qui stagne un peu trop à votre goût. Il sera en effet plus facile pour vous d’accuser un indicateur que de remettre en question le travail déjà effectué, lorsque celui-ci est loin de porter ses fruits. Il est par conséquent recommandé de vous poser la question de la pertinence des actions choisies.

De manière générale, votre tableau de bord doit être révisé à chaque évolution majeure, et ponctuellement, tous les trois à six mois, pour la plupart des situations.

Je vous propose à présent quelques questions que vous pourrez vous poser lors de la révision périodique de votre tableau de bord :

  • Combien de fois par jour consultez-vous votre tableau de bord ?
  • Utilisez-vous vos pages d’analyse ? combien de fois par semaine ?
  • Utilisez-vous vos pages de prospection ? combien de fois par semaine ?
  • Pouvez-vous affirmer avoir pris des décisions de fonctionnement à partir des enseignements tirés de votre tableau de bord ?
  • Pouvez-vous affirmer avoir pris des décisions majeures à partir des enseignements tirés de votre tableau de bord ?
  • Pouvez-vous affirmer que l’état d’avancement, tel qu’il est matérialisé par votre tableau de bord, vous semble juste ?

Ce questionnaire ne permet pas uniquement de vérifier la pertinence de l’outil. Le simple fait de répondre à ces questions en toute franchise assure également une auto-évaluation de l’efficacité de votre outil. Cette prise de conscience du rôle réellement joué par votre tableau de bord contribue toujours à booster votre capital de confiance envers lui.

L’opération de remise en question n’entraine donc pas systématiquement la modification de votre tableau de bord. Elle permet également la vérification de sa constance et de son harmonie avec vos attentes spécifiques en tant qu’utilisateur, avec votre processus sous contrôle et avec vos objectifs initiaux.

Notez toutes fois que votre système d’information, aussi complet soit-il, ne pourra jamais contenir l’ensemble des informations aussi bien endogènes qu’exogène. Plutôt que de rechercher l’exhaustivité absolue et impossible, votre tableau de bord doit être conçu comme un outil dynamisant la communication et le questionnement. C’est bien en multipliant les échanges que vous pourriez croiser les données et détecter les informations cachées. Illustrons ce propos : les tentatives de débauche d’un personnel clé ou de séduction d’un de vos clients critiques par un concurrent majeur, ne sont formellement visibles que trop tardivement dans la majorité des cas. Et ce ne sont là que deux exemples aux conséquences dramatiques parmi tant d’autres.

Et pour boucler cette première série d’articles sur les tableaux de bord, je vous livre une petite astuce en bonus :

Question : comment mesurer l’efficacité de votre tableau de bord ?

Réponse : il suffit de compter le nombre de changements effectués au cours de l’année écoulée. Si ce chiffre est proche de zéro, la réponse est claire : votre tableau de bord ne vous sert à rien !

Cet article marque ainsi la fin d’une série de sept (07) consacrés à la construction des tableaux de bord avec Microsoft Excel, inspirées par la lecture du livre « L’essentiel du Tableau de Bord » de Alain Fernandez, que vous pouvez vous procurer en cliquant sur l’image ci-après :

Nous vous donnons rendez-vous jeudi prochain à 12h00 (UTC+01:00), pour un nouvel article inspiré d’un autre livre logistique.

Par ailleurs, nous vous promettons dore et déjà, dans un futur très proche, la mise disposition en téléchargement libre et gratuit sur ce blog, d’un livre électronique (e-book) qui sera consacré à construction proprement dite, étape par étape, de votre tableau de bord logistique avec Microsoft Excel.

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…A NOUS LA PERFORMANCE LOGISTIQUE !

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